如何编写商务电子邮件
你需要知道如何编写一封商务电子邮件吗？你需要记住的主要事项是保持思路清晰、专业、简洁和有礼貌。
如何编写一封商务电子邮件
你在商务电子邮件中的写作方式与学术写作完全不同。学术写作具有以第三人称书写的正式风格。商务写作比较轻松，可以从任何角度来书写。
书写商务电子邮件的指南
当你需要知道如何编写一封商务电子邮件时，请记住以下几点：
- 使用不超过25个单词的短句。你的目的是沟通，而不是用长句打动人。想一想你想说什么，并尽可能地用较少的词来传达你的想法。
- 使用主动语态而不是被动语态，使你的文章更有影响力，更有力度和更清晰。例如：被动式=”这个视频应该被所有人看到”。主动式=”每个人都应该观看此视频”。主动语态使用的字数更少，而且更清晰。主动语态使用动词，如：改进、决定、激励、报告、检查、组织、设计、解决、启动或培训。
- 除了使用主动语态使你的写作更有力之外，你还需要避免使用某些削弱你语气的词。这些词包括：大概、会、可能。你要表现得有力而直接，而不是含糊不清。
- 商务写作应该主要是关于要做的事情，而不是专注于想法。不要说 “我认为 “或 “我相信”，而应说 “我建议”。这使你的写作更有活力。
电子邮件技巧
现在你已经对如何编写商务电子邮件有了一个很好的了解，让我们来看看关于商务电子邮件沟通的一些事项。你需要知道如何编写一封成功的商务电子邮件。
- 保持你的邮件简短。没有人希望看到一封冗长的电子邮件，所以你需要保持简短和只放重点。
- 在段落之间放一个空行。这是一种礼貌，因为它使电子邮件更易于阅读。
- 请勿在电子邮件的正文中使用缩写，如LOL或表情符号。你的电子邮件的语气必须是中立，并且不包括任何冒犯性言论或机密信息。
- 尽量少用 “大写”、”高度优先 “和 “已读收据”。也要避免在主题行中使用 “紧急 “和 “重要 “这样的字眼。你不想给人一种你咄咄逼人或烦人的印象。
- 确保你在发送电子邮件之前进行校对，不仅要检查是否有错误，还要看你的想法是否有条理。
- 在电子邮件中，千万不要未经允许就复制或附加信息。你可能会违反版权法。除非绝对必要，否则发送一个长附件也不是一个好主意。
- 当你在进行电子邮件邮寄时，请使用密送字段。你名单上的每个人可能不希望其他人知道他们的电子邮件地址。你将会侵犯他们的隐私。另外，如果你把每个人的地址放在收件人栏里，那么每个人都会知道这个消息是发给很多人的。
- 在内部和外部通信中添加免责声明。这可以保护你的公司免于承担责任。
- 最后，永远不要转发连锁信件，特别是关于病毒的信件。很多时候，这些信件本身就含有病毒。
回复商务电子邮件
当回复客户时，确保你回答了他们所有的问题，并尝试预测和回答他们可能提出的任何其他问题。只有在必要时才使用 “回复所有人”，并确保所有收件人都能看到。千万不要回复垃圾邮件，因为这让他们知道你的地址处于活跃状态。
